Die HealthSuite ist mehr als nur eine Software. Sie ist das digitale Rückgrat deiner Praxis. Sie wurde entwickelt, um die strengen Anforderungen des medizinischen Qualitätsmanagements (QM) und des Datenschutzes (DSGVO) zu erfüllen, ohne den Praxisalltag durch Komplexität zu bremsen.
Deine Daten sind durch mehrere Schichten geschützt:
Mandantentrennung: Deine Praxisdaten sind strikt von anderen Nutzern isoliert.
Revisionssicherheit: Wichtige Dokumente (z. B. Verbandbuch oder QM-Bestätigungen) können nach der Erstellung nicht unbemerkt verändert werden.
Der Türsteher: Ein unsichtbares Schutzmodul überwacht Zugriffsversuche und blockiert unbefugte Nutzer sofort.
Nach dem Kauf deiner Lizenz erhältst du Zugang zu deiner persönlichen HealthSuite-Umgebung.
Login: Nutze deine Administrator-Daten.
Das AVV-Gate: Beim ersten Aufruf blockiert das System alle Funktionen mit einem weißen Sperrbildschirm.
Hintergrund: Dies ist der gesetzlich vorgeschriebene Auftragsverarbeitungsvertrag. Ohne diesen darfst du keine Mitarbeiterdaten digital verarbeiten.
Aktion: Klicke auf „Jetzt unterzeichnen“. Das System speichert deinen Zeitstempel und die IP-Adresse. Ab diesem Moment ist deine Praxis rechtssicher aufgesetzt.
Gehe in die Modulzentrale (Cockpit) im Backend:
Logo-Upload: Dein Logo erscheint auf dem Patienten-Terminal und auf allen internen Dokumenten.
Paket-Check: Überprüfe, ob dein gebuchtes Paket (Starter, Premium oder All-Inkl) korrekt hinterlegt ist.
Mitarbeiter-Limit: Behalte den Zähler für deine Personalakten im Auge. Er zeigt dir, wie viele aktive Akten du noch anlegen kannst.
In diesem Bereich verwaltest du das wichtigste Kapital deiner Praxis: dein Team.
Dies ist die Datenbank, aus der alle anderen Module ihre Informationen ziehen.
Mitarbeiter neu anlegen: Trage Vorname, Nachname und E-Mail ein.
Die Rollen-Wahl: * MFA: Standardzugriff auf tägliche Tools.
Praxismanager: Kann Urlaube vorprüfen und QM-Inhalte verwalten.
Inhaber: Volle Kontrolle über Finanzen und Einstellungen.
Die Portal-PIN (Existenziell): Das System vergibt jedem Mitarbeiter eine zufällige 4-stellige PIN.
Wichtig: Der Mitarbeiter benötigt diese PIN für fast jede Aktion in der App. Ohne PIN kein Stempeln, keine Hygiene-Quittung, keine QM-Bestätigung.
Tipp: Nutze die Funktion „Zugangsdaten drucken“, um dem Mitarbeiter ein Blatt mit seinem Namen und seiner PIN auszuhändigen.
Vergiss ungeordnete Einarbeitungszettel. Wir nutzen die klinisch bewährte 4-Stufen-Methode.
Thema anlegen: Erstelle ein Thema (z. B. „Blutentnahme“ oder „Anmeldung-PVS“).
Stufe 1 (Gezeigt): Der Mentor zeigt den Vorgang. Klicke auf „Gezeigt“. Ein grüner Haken mit Datum erscheint.
Stufe 2 (Versuch): Der neue Mitarbeiter probiert es unter Aufsicht.
Stufe 3 (Gemeinsam): Der Vorgang wird gemeinsam in der Routine gefestigt.
Stufe 4 (Sicher): Der Mentor oder Inhaber bestätigt den Abschluss. Erst jetzt gilt das Onboarding für dieses Thema als beendet.
Nutzen: Du siehst jederzeit im Dashboard den prozentualen Fortschritt der Einarbeitung deiner neuen Kräfte.
Dokumentiere Feedbackgespräche strukturiert.
Ziele: Hier trägst du ein, was vereinbart wurde (z. B. Fortbildung X bis Datum Y). Diese Inhalte sind für den Mitarbeiter (optional) einsehbar.
🔒 Vertrauliche Notizen: Dieser Bereich ist nur für dich (Inhaber) sichtbar. Hier kannst du persönliche Einschätzungen oder sensible Gesprächsinhalte notieren, die niemals für das Team oder den Mitarbeiter sichtbar werden.
Das System erinnert dich automatisch an Pflichtuntersuchungen (z. B. G37, Hep-B).
Eintrag erstellen: Wähle den Mitarbeiter und die Art der Vorsorge.
Fristen-Check: Trage das Datum der nächsten Fälligkeit ein.
Ampelsystem: 30 Tage vor Ablauf wird der Eintrag im Dashboard gelb. Wenn die Frist abgelaufen ist, blinkt er rot. So verpasst du nie wieder gesetzliche Fristen.
Die digitale Stempelstation ersetzt alle handgeschriebenen Listen.
Bedienung: Mitarbeiter wählt seinen Namen -> Aktion (Kommen/Pause/Gehen) -> PIN eingeben.
Manipulationsschutz: Zeiten können nicht einfach „umgeschrieben“ werden. Jeder Zeitstempel wird sekundengenau vom Server erfasst.
Anwesenheits-Monitor: Für dich als Inhaber gibt es eine Live-Ansicht. Du siehst auf einen Blick: Wer ist da? Wer ist in der Pause? Wer hat heute schon Feierabend gemacht?
Die Urlaubsplanung erfolgt komplett papierlos und automatisiert.
Beantragung: Der Mitarbeiter stellt den Antrag in der App. Er sieht sofort, wie viele Tage Resturlaub er noch hat.
Prüfung (Stufe 1): Der Praxismanager erhält eine E-Mail. Er prüft, ob die Besetzung an diesen Tagen ausreicht, und klickt auf „Vorprüfen“.
Genehmigung (Stufe 2): Erst jetzt erhältst du als Inhaber die E-Mail. Mit einem Klick auf „Genehmigen“ ist der Prozess abgeschlossen.
Folge-Aktionen: Das System trägt den Urlaub automatisch in den Schichtplan ein und zieht die Tage vom Konto des Mitarbeiters ab.
Der Schichtplan ist das visuelle Zentrum deiner Personalplanung.
Automatische Sperren: Wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder krankgemeldet ist, markiert das System diesen Tag im Schichtplan automatisch lila. Es ist unmöglich, dort versehentlich eine Schicht einzutragen.
Flexibilität: Du kannst Schichten für Früh-, Spät- oder Wochenenddienste einfach per Klick verteilen.
Dieses Kapitel sichert die Konformität deiner Praxis und ersetzt physische Ordnerstrukturen durch einen digitalen Workflow.
Hier speicherst du alle Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Richtlinien und Praxisleitfäden.
Dateiverwaltung: Lade PDFs direkt hoch und ordne sie Kategorien zu (z. B. „Anmeldung“, „Labor“, „Notfallmanagement“).
Automatisierte Versionierung: Wenn du ein Dokument aktualisierst, wird die alte Version nicht gelöscht, sondern vom System automatisch im Hintergrund archiviert. Das ist entscheidend für spätere Audits oder Gerichtsverfahren.
Die Lesepflicht-Mechanik:
Status Rot: Sobald ein Dokument neu hochgeladen oder geändert wird, setzt das System alle bisherigen Lesebestätigungen zurück. Alle Mitarbeiter sehen das Dokument wieder als „Ungelesen“.
Quittierung: Mitarbeiter öffnen das Dokument und müssen ihre Portal-PIN eingeben. Dies gilt rechtlich als Bestätigung, dass der Inhalt gelesen und verstanden wurde.
Best Practice: Nutze die Übersichtstabelle, um zu prüfen, welcher Mitarbeiter noch keine Kenntnisnahme unterschrieben hat. So bist du bei Praxisbegehungen jederzeit auskunftsbereit.
Das Modul für gesetzliche Pflichtunterweisungen (Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz).
Der Workflow: Hinterlege Schulungsinhalte (Texte oder PDFs). Erstelle dazu ein kurzes Quiz mit Auswahlfragen.
Erfolgskontrolle: Mitarbeiter müssen das Quiz zu 100 % korrekt beantworten.
Automatischer Sync: Nach bestandenem Quiz setzt das System den Status des Mitarbeiters in der Personalverwaltung automatisch auf „Grün“.
Wiederholung: Lege Intervalle fest (z. B. jährlich). Das System warnt dich rechtzeitig vor dem Ablauf der Unterweisungsfrist.
Dieses Modul erfüllt die strengen Anforderungen des RKI und der Berufsgenossenschaften.
Digitalisiere die Dokumentation deiner Praxishygiene.
QR-Raum-Scan: Drucke für jeden Raum (Behandlungszimmer, Labor, WC) den spezifischen QR-Code aus und bringe ihn im Raum an.
Reinigungs-Log: Die Reinigungskraft scannt den Code mit dem Smartphone, sieht die Aufgabenliste und quittiert die Erledigung per PIN.
Sterilgut-Dokumentation:
Erfasse jede Charge deines Autoklaven (Datum, Charge-Nummer, Temperatur, Druck).
Die Freigabe erfolgt digital durch autorisiertes Personal per PIN-Bestätigung.
Best Practice: Nutze die Hygiene-Matrix im Dashboard, um Lücken in der Raumreinigung sofort zu identifizieren (rote Markierungen).
Ein anonymes Meldesystem für Beinahe-Fehler zur Förderung der Patientensicherheit.
Anonymität: Mitarbeiter können Vorfälle ohne Namensnennung melden. Das System speichert technisch keine IP-Adressen oder Nutzerdaten bei der Meldung.
Ishikawa-Analyse: Als Inhaber kannst du Meldungen analysieren. Das System bietet dir Kategorien an: Mensch, Technik, Organisation, Material oder Umfeld.
Maßnahmen: Dokumentiere direkt im Fall, welche Änderungen ihr in der Praxis vorgenommen habt, um den Fehler künftig zu vermeiden. Das ist Gold wert für dein Qualitätsmanagement.
Erfasse Risiken für jeden Arbeitsplatz (z. B. Infektionsgefahr im Labor, Sturzgefahr).
Priorisierung: Teile Gefahren in „Niedrig“, „Mittel“ und „Hoch“ ein.
Fristen: Weise einer Gefährdung eine Maßnahme und eine Erledigungsfrist zu. Das System überwacht diese Fristen für dich.
Rechtssichere Dokumentation von Arbeitsunfällen und Erster Hilfe.
Manipulationsschutz: Einträge im Verbandbuch können nach dem Speichern nicht mehr gelöscht oder geändert werden (Vorgabe der DGUV).
Pflichtfelder: Das Formular leitet den Melder durch alle nötigen Fragen (Hergang, Zeugen, Art der Verletzung).
Vermeide Zettelwirtschaft und informiere dein Team zentral.
Organisiere To-Dos wie in modernen Tech-Unternehmen.
Spalten-System: Aufgaben wandern von „Offen“ über „In Arbeit“ zu „Erledigt“.
Zuweisung: Weise Aufgaben gezielt einzelnen Mitarbeitern zu.
Fristen-Check: Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist, werden im Board automatisch rot markiert.
Schwarzes Brett: Poste News, Praxis-Urlaube oder Team-Events. Mitarbeiter können die Beiträge einsehen und (je nach Einstellung) quittieren.
Teambesprechungen: Erstelle Protokolle direkt während des Meetings.
Druckfunktion: Das Layout ist so optimiert, dass du das Protokoll direkt nach der Sitzung als A4-Seite ausdrucken und unterschreiben lassen kannst.
Aufgaben-Sync: Erstelle Aufgaben direkt aus dem Protokoll heraus für das Aufgabenboard.
Zentrale für Textbausteine und häufig genutzte Formulare.
Kategorien: Ordne Vorlagen nach Themen (z. B. „Patienteninfo“, „Arztbrief-Bausteine“).
Schnellzugriff: Mitarbeiter können Vorlagen mit einem Klick kopieren und in andere Programme (z. B. PVS) einfügen.
Behalte den Überblick über deine Medizintechnik.
STK/MTK-Überwachung: Das System berechnet automatisch die nächste fällige Prüfung.
Ampel-Logik: Grün (Alles okay), Gelb (Fällig in 30 Tagen), Rot (Frist abgelaufen – Betrieb untersagt!).
Digitale Einweisungen: Dokumentiere, welcher Mitarbeiter an welchem Gerät geschult wurde. Die Unterschrift erfolgt direkt auf dem Display und wird manipulationssicher gespeichert.
Materialverwaltung: Überwache Mindestbestände. Wenn Material entnommen wird (📉), quittiert der Mitarbeiter dies kurz. Das System warnt dich, wenn du nachbestellen musst.
Kühlschrank-Log: Erfasse täglich die Min/Max-Temperaturen deiner Medikamentenkühlschränke. Bei Werten außerhalb des 2°C-8°C Bereichs schlägt das Dashboard Alarm.
Kassenbuch: Erfasse Bareinnahmen und Ausgaben. Lade ein Foto des Belegs direkt mit dem Smartphone hoch.
Vertragsmanager: Hinterlege Leasingverträge für Geräte oder Praxismiete. Das System erinnert dich 3 Monate vor Ablauf der Kündigungsfrist.
Digitaler Check-in für deine Patienten.
Geräte: Nutze ein handelsübliches Tablet (iPad/Android).
Ablauf: Der Patient wählt das Formular (z. B. DSGVO-Einwilligung oder Anamnese). Er füllt es aus und unterschreibt direkt auf dem Schirm.
Sicherheit: Sobald der Patient auf „Senden“ klickt, wird das Dokument als verschlüsseltes PDF an deine Praxis-Mail gesendet. Das Tablet springt sofort zurück zur Startseite für den nächsten Patienten.
Deine tägliche 1-Minuten-Übersicht.
Status-Ampeln: Du siehst sofort:
Brennt es bei der Hygiene?
Sind alle Geräte gewartet?
Gibt es offene Urlaubsanträge?
Wie hoch ist der aktuelle Kassenstand?
PVS-Schnittstelle: Hier kontrollierst du den Datenstrom zu deiner Praxissoftware (Bridge-Monitor).
Datensicherung: Erstelle in der Administration jederzeit ein komplettes Backup deiner Daten als Datei zum Herunterladen.
Hilfe: Über das integrierte Kontaktformular erreichst du direkt unseren Support für technische Fragen.
Fazit: Die HealthSuite wächst mit deiner Praxis. Nutze die Module schrittweise, um dein Team zu entlasten und die Qualität deiner Praxis messbar zu steigern.
HealthSuite – Qualität gestalten. Freiheit erleben.
SasEliCon HealthSuite ist der digitale Puls für moderne Gesundheitseinrichtungen. Wir befreien Praxen von ineffizienter Bürokratie durch intelligente All-in-One-Workflows. Mehr Zeit für das Wesentliche.